เป็นที่ทราบกันดีว่าการจัดกิจกรรมในสถานที่หรืองานที่ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องเติมเต็มเป็นการส่วนตัวนั้นเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อผู้เข้าร่วม แต่จากมุมมองของผู้จัดงาน ยังทำให้เกิดความยุ่งยากตลอดการเตรียมการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของระบบการลงทะเบียนเป็นครั้งคราว เนื่องจากการต่อแถวยาวไม่เพียงแต่ทำให้ผู้เข้าร่วมเสียเวลา แต่ยังทำให้พวกเขารู้สึกแย่ในอีกวิธีหนึ่งเช่นกัน
ในบล็อกนี้ เราจะพาคุณไปดูรายละเอียดของเทคโนโลยีสมัยใหม่มากมายที่สามารถช่วยคุณจัดการกับทีมขนาดใหญ่ในกิจกรรมต่างๆ ได้สะดวกกว่าที่คุณทำอยู่ในปัจจุบัน
ฉันควรใช้ระบบการลงทะเบียนโอกาสประเภทใด
ก่อนที่จะจัดการกับข้อกังวลนี้ เราต้องการเชิญผู้อ่านกลับไปสู่จุดเริ่มต้นและถามคำถาม 3 ข้อนี้
- ใครคือแขกของเรา
- พวกเขาเข้าใจเทคโนโลยีดิจิทัลหรือไม่ เท่าไหร่?
- คุณต้องการคืนอะไรจากการใช้ระบบนี้
สำหรับแขกในงานทั่วไป แค่ใช้โค้ด QR ก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม ขณะเดียวกัน กลุ่ม geekier อาจคาดหวังแอปพลิเคชันบนมือถือที่ยอดเยี่ยมที่มีทุกฟังก์ชันตั้งแต่การลงทะเบียนและเช็คอิน รวมถึงเนื้อหากิจกรรมอื่นๆ เช่น หน้าเว็บตรวจสอบกิจวัตร ระบบจับคู่บริการ หรือระบบการสนทนาแบบตัวต่อตัวที่ทำได้ในที่เดียว หรือหากเป็นกลุ่มผู้สูงอายุก็อาจไม่ต้องการอะไรมากไปกว่าสิ่งใดที่มีขั้นตอนการเช็คอินผ่านประตูที่เร็วที่สุดและสัมผัสโทรศัพท์มือถือน้อยที่สุด
ไปที่ลิงก์ registarthailand บนเว็บไซต์ของเรา
ระบบการลงทะเบียนในโอกาสเหล่านี้ไม่เพียงแต่ได้รับการพัฒนาเพื่อส่งเสริมแขกเท่านั้น แต่ยังเพื่อรวบรวมข้อมูลจำนวนมากเพื่อประมวลผลสำหรับผู้ประสานงานและผู้แสดงสินค้าเพื่อใช้ในอนาคต ด้วยเหตุนี้ เมื่อเลือกระบบที่จะใช้กับกิจกรรมของคุณ ควบคู่ไปกับการตรวจสอบผู้เข้าร่วม เราจำเป็นต้องตรวจสอบเพิ่มเติมว่าการรวบรวมข้อมูลนั้นถูกกฎหมายหรือไม่
หมายเหตุ: นอกเหนือจาก EU GDPR แล้ว เรายังจำเป็นต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎหมายอื่นๆ ที่แต่ละประเทศบังคับใช้อย่างช้าๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณใช้เป็นไปตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของแต่ละประเทศ แต่ในหลายกรณี หากระบบเป็นไปตาม GDPR ระบบจะทำงานได้ทุกที่อย่างแน่นอนเนื่องจากการบังคับใช้เกิดขึ้นพร้อมกัน
ระบบลงทะเบียนและเช็คอินกิจกรรมที่แนะนำที่เหมาะกับคุณ
คิวอาร์โค้ด
ในบรรดาระบบที่โดดเด่นที่สุด เนื่องจากไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูล และเพียงสองขั้นตอนบนหน้าจอมือถือ คุณก็ทำเสร็จแล้ว วิธีการนี้อาจดูใช้งานได้จริงเมื่อมองดูเผินๆ แต่เบื้องหลังยังมีงานเตรียมการอีกมาก จากหน้าเว็บการลงทะเบียนจะมีเทมเพลตอีเมลเพื่อส่งรหัส QR กลับไปยังผู้เข้าร่วมเพื่อใช้ในวันงาน อาจรู้สึกว่าคุณต้องทำเพียงไม่กี่จุด แต่เป็น 2-3 จุดที่ต้องให้ความเกี่ยวข้องอย่างมาก
ข้อดีของการใช้รหัส QR คืออัตราการสแกน ดังนั้นหากถามว่าระบบนี้เหมาะกับงานประเภทไหน เราก็ตอบได้เลยว่าเหมาะกับทุกโอกาส โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโอกาสที่มีผู้คนจำนวนมาก
ระบบยืนยันชื่อจริง
เราได้พูดถึงระบบที่รวดเร็วแล้ว ตอนนี้เรามาพูดถึงระบบที่ได้รับการปกป้องมากขึ้นกันดีกว่า วิธีการตรวจสอบชื่อในระบบว่าตรงกับบัตรประจำตัวประชาชนหรือเหมาะสมกับงานที่ใช้วิธีเชิญเป็นหลัก มันจะง่ายกว่านี้มากอย่างแน่นอนหากผู้จัดงานมีรายชื่อผู้เข้าชมอยู่แล้ว เพราะพวกเขาไม่ต้องเสียเวลารวบรวมอีกครั้ง
เทคนิคนี้มีความท้าทายน้อยกว่าโค้ด QR เนื่องจากผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนล่วงหน้า ชื่อเดียวกันก็พอแล้ว แต่ก็ไม่เหมาะกับงานสาธารณะมากนัก เพราะในทางปฏิบัติ เราอาจไม่สามารถรวบรวมรายชื่อคนจำนวนมากที่เราไม่รู้จักล่วงหน้าเพื่อเตรียมระบบให้พร้อมใช้งานได้ (เว้นแต่จะมีเว็บไซต์สำหรับลงทะเบียนล่วงหน้า)
แอปพลิเคชันมือถือ
จริงๆ แล้ว เมื่อเราบอกว่าเป็นแอปพลิเคชันบนมือถือ จะเป็นอะไรก็ได้ รวมทั้งถูกนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบเช็คอินเพื่อลงทะเบียนเข้าร่วมงานด้วย และทำได้หลายวิธีไม่ว่าจะเป็นการใช้แอปรวบรวม QR Code เพื่อตรวจสอบเข้างาน หรือหากโทรศัพท์มือถือมีระบบ RFID ก็สามารถใช้เป็นบัตรผ่านประตูได้
อีกกรณีหนึ่งคือหากคุณจัดงานครั้งเดียวกันบ่อยครั้ง (เช่น จัดสัมมนาครั้งแรกในกรุงเทพฯ หลังจากนั้น สัปดาห์ถัดไปจะจัดขึ้นที่นนทบุรีอย่างแน่นอน) นอกจากนี้ยังสามารถส่งเสริมบุคคลที่ประสงค์จะสมัครเข้าร่วมอีกครั้งโดยปล่อยให้พวกเขาใช้ข้อมูลเดียวกันจากโอกาสที่มีอยู่เพื่อลงชื่อเข้าใช้งานโดยไม่ต้องกลับไปลงทะเบียนในโอกาสตั้งแต่เริ่มต้น
การ์ด RFID/NFC
วิธีการแก้ไขเพิ่มเติมที่มีประโยชน์และกะทัดรัดซึ่งสามารถใช้ได้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโอกาสที่เสนอตั๋วเข้าร่วมหรือการเฉลิมฉลองภายในบริษัท สำหรับกรณีหลัง (โปรดอย่าพลาดองค์ประกอบการจองตั๋วเนื่องจากไม่ได้ทำให้ซับซ้อนอยู่แล้ว) ลองจินตนาการว่าคุณมีหน้าที่รับผิดชอบงานภายในบริษัทที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 500 คนที่ทางเข้าในเวลาเดียวกัน ให้พวกเขาจัดเรียงและตรวจสอบชื่อทีละคนไม่ใช่วิธีการที่หลากหลายจริงๆ ใช่ไหม
แต่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากบัตรสมาชิกพนักงานโดยตรงไปยังผู้ชมบัตรในโอกาสนั้น และอนุญาตให้ทุกคนสแกนบัตรของตนเพื่อเข้าร่วมกิจกรรมได้เพียงแค่แตะพวกเขา มันง่ายมาก
หรือในกรณีอื่น คุณสามารถใช้รูปภาพของพนักงานในระบบและตั้งค่ากล้องวิดีโอเพื่อลงชื่อเข้าใช้หากใบหน้าตรงกัน วิธีการนี้เรียกว่าการจัดการภาพถ่าย แต่เป็นเทคนิคที่ต้องใช้ระบบของเราในการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อที่จะสามารถใช้งานได้อย่างเหมาะสม ยังมีปัญหาความเป็นส่วนตัวส่วนบุคคลเพิ่มเติมที่ต้องพิจารณา
บีคอน
ระบบป้ายแบบไร้สัมผัสอาจมีราคาแพงกว่าเทคนิคอื่นๆ ที่เราระบุไว้ก่อนหน้านี้เล็กน้อย ระบบจะอนุญาตให้แต่ละเครื่องมือโต้ตอบกันโดยที่ลูกค้าไม่จำเป็นต้องทำอะไรเลย อาจเป็นการสื่อสารระหว่างเครื่องมือบีคอนกับการ์ด RFID โทรศัพท์มือถือ หรือสายรัดข้อมือ ขึ้นอยู่กับวิธีที่เราเช็คอินสำหรับกิจกรรม
ลายเซ็นดิจิทัล
อย่าลืมว่านอกเหนือจากพวกเราที่คุ้นเคยกับนวัตกรรมแล้ว ยังมีผู้คนที่ไม่ค่อยแตะโทรศัพท์มือถือของตนมากนักอีกด้วย และทีมนี้เป็นทีมที่ทดสอบผู้จัดงานมากที่สุด โดยถามว่าเราจะใช้ประโยชน์จากนวัตกรรมได้อย่างไร แต่ถ้าเราทำได้ดีโอกาสของเราจะถูกจดจำถึงความเรียบง่ายของมันไปอีกนาน
ด้วยเหตุนี้ หากเราสามารถรวบรวมลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของบุคคลและนำไปใช้ในระบบได้ เราขอแนะนำให้คุณลองใช้
ในมุมมองของเรา แนวทางนี้เหมาะสมกับกิจกรรมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนไม่มาก โดยมีบุคคล VVIP บางราย ผู้ประสานงานจะต้องรวบรวมข้อมูลนี้และจัดเตรียมไว้อย่างแน่นอน นี่น่าจะเป็นองค์ประกอบที่ยากที่สุด